Cliëntenraad

Meedenken en meepraten over goede zorg

Vitras hecht veel waarde aan de mening van haar cliënten. Daarom heeft Vitras een actieve cliëntenraad.

Cliëntenraad Vitras

Wat doet de Cliëntenraad?

De Cliëntenraad:

  • heeft wettelijke bevoegdheden in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen en heeft daarenboven afspraken met Vitras;
  • behartigt de belangen van alle cliënten van Vitras;
  • is onafhankelijk, de leden zijn niet in dienst van Vitras; en
  • adviseert gevraagd en ongevraagd aan de directeurbestuurder over alle aangelegenheden die de positie van de cliënten raken. 

De Cliëntenraad vergadert over beleidsonderwerpen met een kritische blik en heeft altijd het belang van de cliënten helder voor ogen. De raad kijkt naar de effecten van de plannen die de organisatie heeft voor positie van de cliënten.

Onderwerpen waarover de raad adviseert, zijn bijvoorbeeld: planning van de zorg thuis, bereikbaarheid thuiszorgwinkels, het omgaan met klachten en kwaliteitsbeleid. Minstens negen keer per jaar voert de Cliëntenraad overleg met de directeurbestuurder van Vitras. 

Contactpersonen van de Cliëntenraad

De Cliëntenraad geeft advies aan de directeurbestuurder mede op basis van de informatie verkregen van de achterban. Het netwerk van de Cliëntenraad is daarbij dus van groot belang. Daarom heeft de Cliëntenraad in een aantal plaatsen contactpersonen. Zij zijn als het ware de antennes van de raad in de regio. Zij voorzien de Cliëntenraad mede van belangrijke informatie.

Iets voor u?

Nieuwe leden zijn welkom. Interesse? Of kent u iemand die dit (vrijwilligers)werk aanspreekt? Voor meer informatie belt u of mailt u met: 06 - 23 35 27 57, clientenraad@vitras.nl

Vragen en antwoorden

Maak kennis met de Cliëntenraad van Vitras. Hieronder vindt u de antwoorden op de tien meestgestelde vragen. Staat uw vraag er niet tussen? U kunt de ambtelijk secretaris van de Cliëntenraad bellen (t. 06 - 23 35 27 75) of mailen (clientenraad@vitras.nl). 

Vraag 1: Wat is een Cliëntenraad? 

De Cliëntenraad is een groep mensen die de gemeenschappelijke belangen behartigt van cliënten van Vitras. Van de Cliëntenraad van Vitras mogen lid zijn: (voormalig) cliënten, mantelzorgers en leden van de Service Organisatie van Vitras.

De wet gaat ervan uit, dat de belangenbehartiging het beste kan gebeuren door de cliënten van de zorginstelling. Zij zijn immers ervaringsdeskundige als het gaat om het ontvangen van zorg. Maar niet alle cliënten kunnen of willen dat. Daarom kunnen ook mantelzorgers zitting nemen. De WMCZ stelt dat de Cliëntenraad representatief moet zijn. Dat betekent onder andere dat alle groepen cliënten vertegenwoordigd moeten zijn. Medewerkers van de zorginstelling kunnen uiteraard geen zitting nemen in de Cliëntenraad.

Vraag 2: Is een Cliëntenraad wettelijk verplicht?

Sinds 1996 moet elke zorginstelling een Cliëntenraad hebben. De wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) verplicht de zorgaanbieder (directeurbestuurder) om een cliëntenraad in te stellen. Hij moet in een regeling (instellingsbesluit) vastleggen:

  • Hoeveel leden de Cliëntenraad heeft;
  • Hoe de leden van de raad worden benoemd;
  • Wie er deel kunnen uitmaken van de raad;
  • Wat de zittingsduur is van de leden;
  • Over welke middelen de Cliëntenraad kan beschikken.

De zorgaanbieder kan hierin alleen iets veranderen, als hij vooraf advies heeft gevraagd aan de Cliëntenraad. Het feit dat de zorgaanbieder verplicht is een Cliëntenraad in te stellen, betekent dus niet dat hij als enige bepaalt wat de samenstelling van de raad is en wie er in mogen zitten.

 Vraag 3 : Waarom is een Cliëntenraad belangrijk?

Voor de kwaliteit van de zorg is het belangrijk dat er een Cliëntenraad is, die invloed kan uitoefenen op het beleid. Van iedereen die bij de zorgverlening betrokken is (directie, medewerkers, financiers), is de Cliëntenraad de enige die kan praten vanuit de ervaring van cliënten. De raad praat mee over bepaalde (beleids)zaken en geeft advies. De directie neemt uiteindelijk de beslissing. In een samenwerkingsovereenkomst maken raad en directeurbestuurder afspraken over hoe zij met elkaar samenwerken.

 Vraag 4: Wat is de taak van de Cliëntenraad?

De Cliëntenraad behartigt de belangen van de cliënten van Vitras (de achterban) en ziet toe op de kwaliteit van de dienstverlening. De raad heeft de volgende functies:

  • De raad is tolk: spreekbuis van de cliënten;
  • De raad is bewaker: bewaakt de rechten van de cliënten en behartigt de gemeenschappelijke belangen;
  • De raad is adviseur: adviseert, gevraagd en ongevraagd, de directie met als doel de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening te verbeteren.

Om zijn werk goed te kunnen doen, moet de Cliëntenraad weten wat cliënten belangrijk vinden en hoe zij de zorg- en dienstverlening ervaren. Contact leggen en onderhouden met de achterban is daarom een belangrijke taak van de raad. Op die manier voldoet de Cliëntenraad ook aan de WMCZ die stelt dat de Cliëntenraad representatief moet zijn voor cliënten in de zorginstelling. De Cliëntenraad van Vitras houdt contact met de achterban via contactpersonen.

Cliënten kunnen de verslagen opvragen van de overlegvergaderingen met de Directeurbestuurder van Vitras.

Vraag 5: Wat zijn contactpersonen? 

De Cliëntenraad onderhoudt contact met de achterban via contactpersonen. De contactpersonen zijn (voormalige) cliënten van Vitras, mantelzorgers of mensen die lid zijn van de Service Organisatie Vitras en die zich op een of andere manier betrokken voelen bij Vitras.

Contactpersonen kunnen ook sleutelfiguren zijn: personen die actief zijn in een bepaalde functie of rol bijvoorbeeld in een Vrijwilligersnetwerk, Wmo forum, patiënten-, of seniorenplatform. Zij zijn echter altijd op persoonlijke titel contactpersoon en nooit namens een andere organisatie. Medewerkers van Vitras kunnen geen contactpersoon zijn.

De Cliëntenraad van Vitras zoekt in elke gemeente uit het werkgebied naar contactpersonen. De contactpersonen kunnen door de raad elk moment geraadpleegd worden en over elk adviesonderwerp. De contactpersonen denken met de Cliëntenraad mee bij de beeldvorming over bepaalde onderwerpen. De uiteindelijke besluitvorming over de adviezen vindt plaats door de Cliëntenraad.

Signalen van de contactpersonen
De contactpersonen zijn de ogen en oren van de raad in de verschillende gemeenten en plaatsen waar Vitras actief is. De leden van de Cliëntenraad stimuleren de contactpersonen ook uit eigen beweging signalen bij de raad te melden. De raad kan dan, naar aanleiding van deze signalen vragen stellen of adviezen geven aan de directeurbestuurder. Contactpersonen zijn geen klachtenfunctionaris of ‘cliëntenvertrouwenspersoon’. Zij kunnen wel cliënten die zich melden met signalen, doorverwijzen naar de cliëntenvertrouwenspersoon of de klachtenprocedure van Vitras.

 Vraag 6: Welke rechten heeft een Cliëntenraad?

De Cliëntenraad heeft een aantal rechten die in de WMCZ zijn vastgelegd. Daarmee kan de raad invloed uitoefenen op het beleid.

Recht op informatie
De zorgaanbieder (directeurbestuurder) heeft de plicht om de raad alle inlichtingen en gegevens te verstrekken die voor de raad (cliënten) van belang zijn. Deze informatie moet begrijpelijk zijn en tijdig worden gegeven, zodat de raad zich een mening kan vormen. Raad en directeurbestuurder spreken samen af welke informatie de Cliëntenraad ten minste ontvangt. Daarnaast bepaalt de WMCZ dat de Cliëntenraad ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk, de algemene gegevens moet krijgen over het gevoerde en nog te voeren beleid. Tenslotte stelt de WMCZ dat bepaalde stukken voor alle cliënten ter inzage moeten liggen. De wet noemt onder ander het jaarverslag, notulen en besluitenlijst van bestuursvergaderingen over algemene beleidszaken, het instellingsbesluit en de klachtenregeling.

Als de directie over een bepaald onderwerp een besluit wil nemen, moet hij de Cliëntenraad vooraf informeren over:

  • De reden waarom hij het besluit wil nemen;
  • De gevolgen die het besluit heeft voor cliënten;
  • De maatregelen die naar aanleiding van het besluit worden genomen;
  • De alternatieven die hij heeft overwogen.

Recht op overleg
De Cliëntenraad en de directeurbestuurder overleggen regelmatig met elkaar over het beleid van Vitras. De WMCZ geeft geen regels voor dit overleg. Daarom is het belangrijk dat de directeurbestuurder en de Cliëntenraad daar samen afspraken over maken. Dat gebeurt in de samenwerkingsovereenkomst.

Recht bindende voordracht bestuurslid
De WMCZ geeft de Cliëntenraad het recht om ten minste een persoon voor te dragen als lid van het bestuur/de raad van toezicht van de instelling. De zorgaanbieder moet dat recht opnemen in de statuten van de instelling. Als de voorgedragen persoon beantwoordt aan het profiel van een bestuurslid, mag de zorgaanbieder niet van de voordracht afwijken.

Recht om te adviseren
De WMCZ bepaalt dat de raad het recht heeft om voorstellen te doen over alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. De raad mag altijd, bij voorkeur schriftelijk, advies uitbrengen, gevraagd en ongevraagd. Voor sommige onderwerpen geldt het ‘gewone’ adviesrecht, voor andere heeft de raad verzwaard adviesrecht.

 Vraag 7: Over welke onderwerpen adviseert de Cliëntenraad?

De WMCZ noemt een aantal onderwerpen dat onder het adviesrecht valt. Ze hebben niet direct te maken met de dagelijkse zorg- en dienstverlening en staan ‘iets verder van cliënten af’:

  • Wijziging doelstelling of grondslag;
  • Overdragen van de zeggenschap of fusie; samenwerking;
  • Opheffing, verhuizing, verbouwing;
  • Belangrijke wijziging organisatie;
  • Inkrimping of uitbreiding of andere wijziging;
  • Benoeming directieleden;
  • Begroting en jaarrekening;
  • Toelatingsbeleid.

Als de directie een besluit wil nemen dat onder het adviesrecht valt, dan is hij verplicht dat besluit vooraf voor advies aan de raad voor te leggen. De directie mag van het advies van de Cliëntenraad afwijken, maar pas nadat hij dit in een vergadering met de raad heeft toegelicht.

Onderwerpen die direct te maken hebben met de dagelijkse gang van zaken in de zorginstelling vallen volgens de WMCZ onder het verzwaard adviesrecht:

  • Voedingsaangelegenheden;
  • Kwaliteitssysteem;
  • Vaststellen of wijziging van klachtenregeling;
  • Aanwijzen personen belast met opvang en behandeling van klachten;
  • Wijziging instellingsbesluit en andere voor cliënten geldende regelingen;
  • Benoeming afdelingshoofden;
  • Algemeen beleid mb.t.:
    - Veiligheid;
    - Gezondheid of hygiëne;
    - Geestelijke verzorging;
    - Maatschappelijke bijstand;
    - Recreatiemogelijkheden;
    - Ontspanningsactiviteiten.

Als de directie een besluit wil nemen dat onder het verzwaard adviesrecht valt, dan moet hij vooraf advies aan de raad vragen. Als de directie van het advies wil afwijken, dan moet hij dit eerst voorleggen aan een commissie van Vertrouwenslieden. Adviesrecht en verzwaard adviesrecht van de Cliëntenraad zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst tussen Cliëntenraad en zorgaanbieder.

 Vraag 8: Wat moet een lid van de Cliëntenraad kunnen?

Niet iedereen hoeft alles te kunnen. Wel zijn er een paar algemene ‘eisen’ die voor alle leden gelden zoals:

  • Directe ervaring en/of betrokkenheid hebben met de zorg- en dienstverlening van Vitras;
  • Cliëntenbelang voorop kunnen stellen;
  • Onderscheid kunnen maken tussen eigen belang en cliëntenbelang;
  • Gemotiveerd zijn;
  • Kunnen samenwerken;
  • Voldoende tijd en inzet hebben;
  • Kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie.

Daarnaast is het belangrijk dat er mensen in de raad zitten met een specifieke deskundigheid, zoals beleidsmatige interesse, secretariële en communicatieve vaardigheden of financiële kennis.

 Vraag 9: Wat moet een contactpersoon kunnen?

Contactpersonen moeten positief kritisch mee kunnen denken met de Cliëntenraad bij de voorbereiding van adviezen. Contactpersonen willen graag meedenken over onderwerpen die met het werk van Vitras te maken hebben en met ontwikkelingen in de gemeenten waar zij wonen.

De leden van de Cliëntenraad bevragen de contactpersonen op concrete adviesonderwerpen, maar de contactpersonen melden ook uit eigen beweging signalen bij de raad. Contactpersonen kennen hun wijk, dorp of stad goed. Ze hebben een groot sociaal netwerk, ogen en oren voor wat er in hun dorp, stad of gemeente gebeurt. Signalen die zij opvangen brengen ze over naar de Cliëntenraad. De raad bespreekt deze signalen met de directeurbestuurder en verwerkt ze ook weer in de adviezen.

Contactpersonen zijn geen klachtenfunctionarissen. Zij zijn er voor de collectieve belangen van alle cliënten, net zoals de Cliëntenraad. Cliënten met een klacht of die behoefte hebben aan een gesprek, kunnen terecht bij de cliëntenvertrouwenspersoon van Vitras. Ook heeft Vitras een klachtencommissie voor formele klachtenprocedures.

 Vraag 10: Krijg ik een vergoeding als lid of contactpersoon?

Lid zijn van de Cliëntenraad en het werk als contactpersoon is vrijwilligerswerk. Een lid van de Cliëntenraad krijgt een vrijwilligersvergoeding volgens de regeling door de Cliëntenraad in overleg met Vitras opgesteld. De contactpersonen krijgen geen vergoeding. Wel worden vergoed eventueel, volgens afspraak vooraf met de Cliëntenraad, gemaakte kosten, zoals parkeerkosten, tegen overlegging van het betaalbewijs.

Zie ook...

"Op een laagdrempelige wijze contact met de cliëntvertrouwenspersoon". Heeft u de behoefte om los van de zorg- en hulpverlening een signaal af te geven of uw onvrede te uiten? 

Cliëntenvertrouwenspersoon