Governance en verantwoord bestuur

Vitras vindt professioneel bestuur en toezicht van groot belang. Vitras hanteert de Governancecode Zorg. Eén van de onderdelen daarvan is het onderwerp 'belanghebbenden'. Op deze pagina lichten we ons beleid en onze aanpak naar onze betrokken belanghebbenden toe.

Inleiding

Vitras vindt professioneel bestuur en toezicht van groot belang. Het thema governance en verantwoord bestuur en toezicht heeft, zeker in maatschappelijk organisaties, in de afgelopen jaren de aandacht. Vitras hanteert de geactualiseerde Governancecode Zorg 2017 .
Vanzelfsprekend geldt dat Vitras voldoet aan eisen uit relevante wetgeving. (inspectie, jaarverslaggeving, privacy, medezeggenschap, klachtrecht, mededinging enz).

Een van de onderdelen in de governance thema’s is het onderwerp ‘belanghebbenden’.
Al jaren heeft Vitras een actieve en maatschappelijke opstelling naar partners en relevante stakeholders. Deze werkwijze is belangrijk om als toegankelijke organisatie een effectieve, zichtbare en verantwoorde plaats in de samenleving in te nemen.
In deze notitie leggen we het beleid en de aanpak van Vitras naar onze betrokken belanghebbenden vast.

Doel

Vitras functioneert als maatschappelijke organisatie en communiceert adequaat met belanghebbenden en legt verantwoording af aan de samenleving en haar financiers.

Belanghebbenden

  • Cliënten
  • Medewerkers
  • Gemeenten
  • Zorgkantoren
  • Verzekeraars
  • Provincie
  • Zorginstellingen, primair regionaal, in de provincie Utrecht
  • Maatschappelijke instellingen als woningcorporaties, welzijnsorganisaties, vrijwilligersorganisaties
  • Regionale en landelijke cliëntenorganisaties
  • Plaatselijke en landelijke politiek
  • Inspectie voor de Volksgezondheid
  • Vakbonden
  • VWS
  • NZa
  • NMa

Hoofdlijnen van het beleid en de aanpak van Vitras

Als maatschappelijke organisatie voor zorg, hulpverlening en advies heeft Vitras een actieve opstelling in het in gang zetten en voeren van een dialoog met organisaties en samenwerkingsverbanden die rechtstreeks bij het beleid en de maatschappelijke doelstelling betrokken zijn en die actief zijn binnen het kern-werkgebied.

4a. Beleid

Vitras informeert haar belanghebbenden, legt verantwoording af over (jaar)resultaten, bevraagt haar stakeholders op de kwaliteit van de samenwerking en legt en onderhoudt contacten vanwege actualiteiten en vernieuwing.

4b. Aanpak

1. De belangen van onze cliënten en medewerkers worden conform de wet- en regelgeving rond medezeggenschap vorm gegeven
2. Medewerkers worden daarnaast actief geïnformeerd en betrokken op verschillende manieren (bijvoorbeeld intranet, bijeenkomsten, verschillende overlegvormen).
3. Vitras informeert mondeling en schriftelijk haar relaties over actualiteiten en (jaar)resultaten. Primair doet zij dit in de concrete relationele contacten en samenwerking. Jaarlijks wordt in schriftelijke jaarverantwoordingen, in het document maatschappelijke verantwoording en in de bekendmaking dat de jaarresultaten zijn gepubliceerd verantwoording afgelegd over de kwaliteit en de omvang van haar werkzaamheden bij en voor cliënten.
4. Bij formele wijzigingen in de structuur, de zeggenschap of bij grote reorganisaties wordt tijdig geïnformeerd en zo nodig toestemming gevraagd.
5. Bij bijzondere uitingen die ook in de media aandacht krijgen wordt bepaald welke relevante belanghebbenden geïnformeerd worden door (vooraf) persberichten af te stemmen of ter informatie bekend te maken. Bij bijzondere berichten wordt vooraf mondeling en persoonlijk contact gelegd.
6. In de beleids- en strategieontwikkeling wordt op onderdelen van gedachten gewisseld met een geselecteerde groep stakeholders.
7. In het kader van kennisuitwisseling, betrokkenheid en ontmoeting worden open dagen, werkbezoeken, praktijkstages en maatschappelijke ontmoetingen georganiseerd.
8. Bij het verstrekken van gegevens aan derden wordt door medewerkers bij management / control / directie vooraf getoetst of aard en omvang van het overlegde materiaal correct en passend is

Aanpak

  1. Vitras informeert mondeling en schriftelijk haar relaties over actualiteiten en (jaar)resultaten. Primair doet zij dit in de concrete relationele contacten en samenwerking. Jaarlijks wordt in schriftelijke jaarverantwoordingen, in het document maatschappelijke verantwoording en in de bekendmaking dat de jaarresultaten zijn gepubliceerd verantwoording afgelegd over de kwaliteit en de omvang van haar werkzaamheden bij en voor cliënten.
  2. Bij formele wijzigingen in de structuur, de zeggenschap of bij grote reorganisaties wordt tijdig geïnformeerd en zo nodig toestemming gevraagd.
  3. Bij bijzondere uitingen die ook in de media aandacht krijgen wordt bepaald welke relevante belanghebbenden geïnformeerd worden door (vooraf) persberichten af te stemmen of ter informatie bekend te maken. Bij bijzondere berichten wordt vooraf mondeling en persoonlijk contact gelegd.
  4. In de beleids- en strategieontwikkeling wordt op onderdelen van gedachten gewisseld met een geselecteerde groep stakeholders.
  5. In het kader van kennisuitwisseling, betrokkenheid en ontmoeting worden open dagen, werkbezoeken, praktijkstages en maatschappelijke ontmoetingen georganiseerd.
  6. Bij het verstrekken van gegevens aan derden wordt door medewerkers bij management / control / bestuurder vooraf getoetst of aard en omvang van het overlegde materiaal correct en passend is.

Vaststelling

Dit beleid is op 24-01-2017 vastgesteld door de bestuurder van Vitras